SmartMed neemt de beveiliging en bescherming van persoonsgegevens serieus. In deze privacyverklaring laten we u weten hoe we met uw gegevens omgaan en welke rechten u hebt. De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt, worden zorgvuldig behandeld en beveiligd in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG). Deze privacyverklaring richt zich op de verwerking van persoonsgegevens waarvoor wij eindverantwoordelijk zijn (Verwerker in de zin van de AVG)
In onze rol als dienstverlener voor onze opdrachtgevers kunnen wij betrokken zijn bij de verwerking van zowel persoonsgegevens als medische patiëntgegevens, zoals ingevoerd door onze opdrachtgevers, waarvoor onze opdrachtgevers ook eindverantwoordelijk zijn. SmartMed zelf doet niets op eigen initiatief met deze medische patiëntgegevens, het is slechts een "doorgeefluik" van de gegevens. Als u wilt weten hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens, neem dan contact met ons op. Voor specifieke vragen over medische patiëntgegevens verwijzen wij u naar de betreffende opdrachtgever.
SmartMed is ISO2007 en NEN7510 gecertificeerd, beveiligingsstandaarden in de gezondheidszorg.
SmartMed (hierna ook te noemen wij of ons), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Met SmartMed bedoelen we de rechtspersoon SmartMed Holding B.V. en alle daaronder ressorterende vennootschappen. De contactgegevens van SmartMed vindt u onderaan deze verklaring.
We verzamelen gegevens van individuen in de volgende categorieën:
We verzamelen uw gegevens zodat we contact met u kunnen houden als u dat wilt.
De gegevens die we verwerken van onze (potentiële) zakenpartners zijn beperkt tot naam, functie en (zakelijke) contactgegevens.
Als u een sollicitant bent, verwerken we alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om te beoordelen of u de juiste persoon bent of zou kunnen zijn om de vacature te vervullen en om hierover contact met u te onderhouden. Bijvoorbeeld:
Naamgegevens, geslacht, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer, beschikbaarheid, cv, opleidingen en vaardigheden, diploma's, certificaten, werkverleden, sollicitatiebrief, mobiliteit, (salaris)inschaling, referenties van vorige werkgevers, beoordelingsverslag, (interview)gespreksnotities en voortgangsverslag van sollicitaties/bemiddeling.
Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst leggen we bovendien de volgende gegevens vast:
Nationaliteit, BSN, kopie ID-bewijs, visa, werkvergunningen, burgerlijke staat, naam partner, contactgegevens noodgevallen, bankrekeningnummer, salaris(stroken), verklaring omtrent gedrag, geheimhoudingsverklaringen, nevenfuncties, uitkeringen, subsidies, premiekortingen, loonbeslag, leaseauto, verzuimadministratie en andere gegevens met betrekking tot personeel, salaris en verzuimadministratie.
Bij het aangaan van een opdrachtovereenkomst verwerken we de volgende gegevens:
Bedrijfsnaam, KvK-nummer, bankrekeningnummer, vervaldatum en documentnummer ID-kaart, BTW-nummer en verklaring omtrent gedrag.
We verwerken uw gegevens omdat we deze nodig hebben om een overeenkomst met u of uw werkgever aan te gaan of uit te voeren, omdat we hiertoe wettelijk verplicht zijn, uw toestemming hebt gegeven, of omdat wij (of een derde partij) hier een gerechtvaardigd belang bij hebben (dat in overeenstemming is met de doeleinden waarvoor we persoonsgegevens verwerken).
SmartMed werkt samen met bedrijven die ons helpen zaken te doen. In sommige gevallen hebben deze bedrijven toegang tot sommige van uw persoonlijke gegevens zodat zij u namens ons diensten kunnen verlenen. Zij mogen uw gegevens niet voor hun eigen doeleinden gebruiken. Met bedrijven die uw gegevens namens ons verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. SmartMed blijft verantwoordelijk voor deze verwerking.
SmartMed is op geen enkele wijze verantwoordelijk voor het privacy- en cookiebeleid van websites die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij raden u ten zeerste aan het privacy- en cookiebeleid van deze websites te lezen voordat u er gebruik van maakt.
Gebruik van gegevens in onze producten voor professionals in de gezondheidszorg
Om de producten van SmartMed te optimaliseren, verwerken we informatie over het gebruik van de software. Inzicht in het gebruik van de software helpt ons om de juiste verbeteringen op de juiste plaatsen aan te brengen. Als u de producten van SmartMed gebruikt, verzamelen we een aantal gegevens van u. Dit zijn onder andere een gepseudonimiseerde gebruikers-ID, uw gebruikersnaam en wachtwoord. Dit omvat een gepseudonimiseerde gebruikers-ID, uw gebruikersdiscipline, uw wereldwijde locatie op basis van ip-adres en de pagina's die u bezoekt binnen de producten van SmartMed.
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om de software van onze producten te optimaliseren. Persoonlijke gegevens die zijn opgeslagen in SmartMed-databases, zoals patiëntgegevens of andere gegevens die u invoert in de producten van SmartMed, worden niet verwerkt door SmartMed als gegevensbeheerder om de softwareproducten van SmartMed te optimaliseren.
Het kan wel zo zijn dat SmartMed deze gegevens verwerkt in opdracht van de zorginstelling, bijvoorbeeld als verwerker. Dit gebeurt dan onder de voorwaarden van de verwerkersovereenkomst die SmartMed met de betreffende zorginstelling (verwerkers) is overeengekomen.
Deze Pharmacy forYou mobiele applicatie (de "App") wordt u aangeboden door de deelnemende apotheek die u heeft of gaat koppelen aan uw App account. Met de App kunt u gebruik maken van verschillende diensten. Om toegang te krijgen tot deze diensten maakt u een App account aan en koppelt u dit account aan de apotheek waar u ook als patiënt geregistreerd staat. Bij het aanmaken van een account vragen wij u het e-mailadres te gebruiken dat bij uw apotheek bekend en geverifieerd is. Daarnaast vragen wij u namens uw apotheek om uw Burgerservicenummer, zodat de apotheek kan bepalen of u daadwerkelijk in hun administratie staat ingeschreven.
Net als de meeste websites en applicaties maken wij gebruik van cookies en soortgelijke technologieën om ervoor te zorgen dat onze websites en applicaties goed werken en om meer te weten te komen over onze gebruikers en hun waarschijnlijke interesses. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina's van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. We gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit. We plaatsen ook cookies die uw surfgedrag bijhouden, zodat we inhoud op maat kunnen aanbieden. Tijdens uw eerste bezoek aan onze website hebben we u al geïnformeerd over deze cookies en toestemming gevraagd voor het plaatsen ervan. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook eerder opgeslagen informatie verwijderen via de instellingen van uw browser. Zie voor uitleg: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/
De gegevens die wij verzamelen worden opgeslagen op servers van de door ons ingeschakelde partijen. Uiteraard zorgen we ervoor dat de gegevens adequaat worden beveiligd. De beveiligingsmaatregelen worden jaarlijks beoordeeld door een externe auditor.
We maken schriftelijke afspraken met partijen die betrokken zijn bij de verwerking, zodat gegevens te allen tijde worden beschermd.
Wij geven uw gegevens niet actief door aan externe partijen buiten de EER. Alle persoonlijke gegevens worden binnen de EER opgeslagen. We gebruiken echter enkele applicaties waarvan de technische ondersteuning zich buiten de EER bevindt. Voor zover dergelijke technische ondersteuning persoonlijke gegevens zou kunnen onthullen, worden de gegevens beschermd door het feit dat we alleen zaken doen met partijen die zijn gecertificeerd onder het EU-VS-privacyschild.
We bewaren uw persoonlijke gegevens niet langer dan nodig is. We hanteren de volgende bewaartermijnen, voor zover van toepassing:
Als u een contactpersoon van onze zakenrelatie bent, bewaren we uw gegevens zolang u voor onze zakenrelatie werkt of zolang er een wettelijke bewaarplicht voor geldt.
Na het verstrijken van de aangegeven bewaarperiode, na intrekking van uw toestemming of in reactie op een succesvol verzoek tot verwijdering van uw gegevens, verwijderen wij uw persoonlijke gegevens uit onze systemen.
Als u solliciteert op een van onze openstaande vacatures, of we benaderen u en u gaat akkoord, dan bewaren we de gegevens niet langer dan 4 weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Eventueel, met uw toestemming, bewaren we uw gegevens voor mogelijke toekomstige vacatures. We bewaren ze niet langer dan 1 jaar, tenzij u ons opnieuw toestemming geeft. Natuurlijk kunt u deze toestemming op elk moment intrekken.
Als u voor ons werkt of gewerkt hebt, bewaren we uw gegevens maximaal 2, 5 of 7 jaar, afhankelijk van of en zo ja welke wettelijke bewaartermijn van toepassing is, tenzij we een gerechtvaardigd belang hebben om bepaalde gegevens langer te bewaren.
U heeft het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door SmartMed en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@smartmed.world. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie de pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit is om uw privacy te beschermen.
We zullen zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren. We willen u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
In sommige gevallen kunnen we uw verzoek weigeren, bijvoorbeeld als u ons vraagt om uw gegevens te verwijderen, maar we deze nodig hebben om belastingredenen of als bewijs bij klachten. Als dit het geval is, hoort u zo snel mogelijk van ons.
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen daarom ook passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Ook met verwerkers en externe partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, hebben we afgesproken dat zij de persoonsgegevens optimaal beveiligen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via info@smartmed.world.
Als u vermoedt dat er een inbreuk of mogelijke inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens heeft plaatsgevonden, meld dit dan onmiddellijk op info@smartmed.world.
SmartMed behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Houd er daarom rekening mee dat deze privacyverklaring van tijd tot tijd kan worden gewijzigd. Elke versie van deze privacyverklaring is te herkennen aan de datum en versie aan het einde van dit document. We archiveren ook alle eerdere versies van deze privacyverklaring voor het geval u een eerdere versie nodig hebt.
Voor vragen, opmerkingen of klachten over hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens of over deze privacyverklaring, kunt u contact met ons opnemen per post, e-mail of telefoon via onderstaande contactgegevens.
SmartMed
Sparrenheuvel 36
3708 JE Zeist
+31 85 1300 929
info@smartmed.world
Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374
2509 AJ DEN HAAG (alleen op afspraak)
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV DEN HAAG
Versie: 2.0 Datum: 22.09.2023
